Vorstellung der Abteilung eGov Services

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie ein typischer Arbeitstag in der Gemdat OÖ aussieht?

Sie sind zwölf im Team und für genauso viele Produkte zuständig. Unsere Abteilung eGov Services kümmert sich um Installation, Einschulung und Support von k5 Verfahren, k5 Wirtschaftshof, Session Sitzungsmanagement, GEM2GO, Duale Zustellung, digitale Amtssignatur, Fundamt, AGWR und Kommunalnet inklusive Stammportal. In nur zwei Jahren konnten sie die bereits hundertste Installation von Fink Zeiterfassung, der neuen Lösung für Zeit- und Leistungserfassung, feiern. Doch dem nicht genug, krempelt die Abteilung bereits wieder die Ärmel hoch und unterstützt unsere Kundinnen und Kunden bei der Aktivierung unserer neuen Software k5|Next – Das clevere Gemeindemanagement. Was es heißt, sich mit neuen Produkten auseinanderzusetzen, und wie sie es schaffen, bei den vielen verschiedenen Aufgaben den Teamgeist hochzuhalten – das und mehr wollten wir von unseren Kolleginnen und Kollegen wissen.

Gemdat: Liebe eGov-Abteilung, ihr habt eine so breite Palette mit so unterschiedlichen Produkten. Fink Zeiterfassung ist vor einem Jahr als letzter Neuzugang hinzugekommen. Wie ist es, sich mit einer neuen Software und einem neuen Fachthema auseinanderzusetzen?

Wir lernen immer noch! Speziell was die Themen der Zeiterfassung betrifft. Hier ist oft eine hausinterne Abstimmung mit den Kolleginnen und Kollegen der Abteilung Lohn Services notwendig. Jedes Projekt muss an die individuellen Anforderungen unserer Kundinnen und Kunden angepasst werden. Da einige Neukunden bisher noch keine elektronische Zeiterfassung hatten, geht die Umstellung häufig mit der Erarbeitung einer Gleitzeit- und Dienstvereinbarung Hand in Hand.

Gemdat: Mit dem Start unserer neuen Produktgeneration k5|Next habt ihr noch zwei neue Produkte dazubekommen.

Dafür haben wir vor kurzem Verstärkung von einer neuen Kollegin erhalten, die sich bereits gut eingearbeitet hat. Mit k5|Next_Basis und k5|Next_Kontakt fallen die Nutzerverwaltung, die „zentrale Person“ und das Kontaktmanagement in unsere Zuständigkeit. Von der gemeinsamen Personen- und Adressdatenbank profitieren nicht nur die k5|Next-, sondern auch bestehende k5-Anwendungen. Jede Umstellung auf k5|Next bedeutet die Einrichtung der Schnittstelle zu k5 Verfahren und k5 Finanzmanagement sowie die Kontrolle, dass beim automatischen Datenabgleich auch alles funktioniert. k5|Next ist eine völlig neue Generation, die so viel Mehrwert bietet. Wir freuen uns, dass unsere Kundinnen und Kunden diesen Next-Effekt, der ihnen viel Arbeit abnimmt, jetzt für sich nutzen können. Parallel dazu läuft bereits die Entwicklung von k5|Next_Verfahren. Die Aufgabe, eine bestehende Anwendung in der k5|Next-Welt neu zu entwickeln, ist besonders interessant und spannend.

Gemdat: Gleichzeitig betreut ihr auch unsere bewährten Lösungen und habt hier viele Anfragen.

Für Session stehen gerade jede Menge Präsentationstermine an. Viele Gemeinden möchten mit dem Beginn der neuen Sitzungssaison im Herbst mit der Software starten. Daneben laufen Installations- und Einschulungstermine. In der Cloud ist Session schnell installiert, auf einem lokalen Server nimmt das schon einen Tag in Anspruch. Dann folgt die Stammdateneingabe, das Anlegen der Gremien und die Erstellung der Vorlagen. Da in der Gemeinde alle mit Sitzungen zu tun haben, kann die Einschulung je nach Größe der Gemeinde auch schon bis zu drei Tage dauern. Session kann durch seine vielen Funktionen komplex wirken. Es dauert etwas, sich da einzufinden. Alle, die den Mehrwert erkannt haben, können sich nicht mehr vorstellen, ohne zu arbeiten. Bei k5 Wirtschaftshof haben wir immer wieder Neukundinnen und -kunden. Zum Jahresende, wenn der Jahresabschluss ansteht, ist dann wieder verstärkt unser Support gefragt. Auch bei allen anderen Produkten tut sich laufend etwas. Im Bereich der Dualen Zustellung verarbeiten wir derzeit knapp 1,5 Millionen Sendungen pro Jahr. Da sind wir oft ganz schön gefordert, wenn kurzfristig Sendungen zurückgezogen werden sollen.

Fad ist es bei uns garantiert nicht. Um unsere Kundinnen und Kunden bei der bestmöglichen Arbeitsweise mit unseren Produkten zu unterstützen, sind wir für Beratungen, Schulungen oder Installationen vor Ort. Dann gibt es wieder Büro- oder Homeofficetage, an denen Supportanfragen beantwortet werden. Bei den Designprojekten von GEM2GO kommt noch die kreative Arbeit dazu. Aus den eigenen Ideen und den Vorstellungen der Kundinnen und Kunden entsteht ein stimmiger neuer Webauftritt für die Gemeinde. Kein Tag gleicht dem anderen. Dieser Mix sorgt für Abwechslung und macht uns Spaß.

Durch Schnittstellen zu anderen Programmen und Kooperationen mit Partnerfirmen wie Kommunalnet, wo wir den gesamten Support abwickeln, arbeiten wir vermehrt auch mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen zusammen und bekommen Einblick in deren Arbeit. Das ist sehr interessant und spannend.

Gemdat: Alle von Euch haben ihren jeweiligen Fachbereich. Wie funktioniert da eine Zusammenarbeit im Team?

Wir sind zwölf im Team und alle unterschiedliche Charaktere. Wir respektieren und schätzen einander, unterstützen uns menschlich und können immer aufeinander zählen. Wir versuchen ein, zwei Mal im Jahr gemeinsam etwas zu unternehmen. Das reicht von einem gemeinsamen Essen bis hin zu Wochenendausflügen.