k5 Finanzmanagement
Ein Allroundtalent, maßgeschneidert für den Finanzbereich von Gemeinden und öffentlichen Einrichtungen.
Jetzt informiereneasy Documents
Digitales Dokumentenmanagement für ein papierloses Gemeindebüro
Eine Lösung für viele Probleme
Jeden Tag entstehen neue Dokumente. Diese werden von einem Schreibtisch zum nächsten gereicht. Kopien werden erstellt, verteilt, bearbeitet und verändert. Sie müssen fristgerecht genehmigt werden, um abschließend während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in einem Archiv verwahrt zu werden. Das kostet Platz und Geld. Schon während ihrer Bearbeitung ergeben sich Schwierigkeiten: Wo ist das gesuchte Dokument? Ist das Schriftstück die aktuelle Version? Wurden die Fristen eingehalten? Mit easy Documents ist das alles Vergangenheit.
Ihr digitaler Aktenschrank
easy Documents fasst alle zu einem Geschäftsvorgang gehörenden Dokumente und Daten in einer digitalen Mappe zusammen. Das schafft eine gemeinsame Dokumentenbasis für alle Anwender*innen und ermöglicht die revisionssichere Datenhaltung aller Informationen im elektronischen Archiv. Jedes Dokument kann innerhalb weniger Sekunden über die Suche zielgenau gefunden werden.
Drehscheibe für den Workflow
Durch frei definierbare Versendeszenarien werden die Dokumentenflüsse rationalisiert und Geschäftsprozesse beschleunigt. Eine termingerechte Vorlage bei dem*der zuständigen Sachbearbeiter*in ist garantiert. Eine automatische Erinnerungsmeldung schützt zusätzlich vor Fristversäumnissen. Jeder Vorgang bleibt dabei jederzeit transparent. Durch die integrierte Versionskontrolle ist immer nur die aktuelle Kopie in Umlauf.
Digitale Belegerfassung mit Texterkennung
Die Applikation k5 Scan und ein Dokumentenscanner sorgen dafür, dass aus einem Papierbeleg ein zuverlässiger digitaler Beleg wird. Mit Hilfe von Texterkennung werden die Dokumente erfasst, klassifiziert und sogar automatisch zugeordnet. Brauchen Sie den Beleg als PDF oder wollen ihn gleich per Mail versenden? Vielfältige Exportservices erlauben es, die eingelesenen Daten für nahezu jedes System aufzubereiten.
Perfekt im Zusammenspiel mit k5 Finanzmanagement und Duale Zustellung
Automatisierte Arbeitsabläufe wie Bestellfreigaben, Rechnungslauf oder die automatische Rechnungserkennung vereinfachen Ihre Arbeit und sparen Zeit und Kosten. Mit der Amtssignatur können Sie medienbruchfrei wichtige Dokumente, wie beispielsweise Baubescheide oder Wahlkarten, elektronisch signieren. Die Dokumente finden automatisch den gewünschten Weg und werden per Mausklick an Bürger*innen Ihrer Gemeinde versendet.
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