Fink Zeiterfassung - die beste Lösung für Kematen an der Krems

Als Peter Preinfalk, BA MSc im Oktober 2020 die Amtsleitung übernahm, fand er ein Zeiterfassungssystem vor, das nicht dem neuesten Stand entsprach. Es bereitete mehr Probleme als Nutzen. Daher wurde nach einer Alternative gesucht, die drei Kriterien erfüllen sollte:

Der gesamte Workflow der Zeiterfassung bis hin zu Urlaub und Zeitausgleich sollte elektronisch abgewickelt werden können. Alle Mitarbeiter*innen sollten die Möglichkeit haben, ihren Urlaub- und Zeitausgleichsstand tagesaktuell einzusehen und über Terminal, Web-Applikation und Smartphone die Zeiterfassung durchführen zu können. Die Daten müssten einfach in die Lohnverrechnung eingebunden werden können. Im Idealfall sollte der Prozess von der Buchung bis zur Lohnverrechnung korrekt und ohne Medienbruch ablaufen.

Aus drei möglichen Anbietern ging die Gemdat OÖ mit Fink Zeiterfassung als Siegerin hervor.

„Service, Funktionen, Preis und Usability – Gemdat mit Fink Zeiterfassung hatte das beste Gesamtangebot“, erklärt Peter Preinfalk die Entscheidung: „Es ist einfach, unkompliziert und unterstützt uns mit viel Output. Es beschert uns weniger Arbeit bei gleichzeitig mehr Transparenz und Übersicht. Die Integration des Bauhofs und der Schule funktioniert, wie auch die Übermittlung der Daten an k5 Lohn.“

„Beim alten System habe ich jedes Monatsende Stunden gebraucht, damit alles passt, und um den Zeitausgleich und Urlaub teilweise händisch auszurechnen,“ ergänzt Kollegin Luna Guldner. „Jetzt schaue ich jeden Tag in der Früh kurz rein, ob jemand eventuell etwas vergessen hat. Am Ende des Monats überprüfe ich kurz, ob alles drin ist. Die Arbeit läuft jetzt nebenbei. Die Kollegin kann sich am Ende des Jahres die benötigte Auflistung der Arbeitszeit, beispielsweise die geleisteten Homeoffice-Stunden je Mitarbeiter*in, holen. Der Abgleich von Urlaub und Zeitausgleich ist jederzeit tagesaktuell möglich. Es funktioniert einfach alles wie gewünscht!“

Umstellung problemlos – Erwartungen erfüllt

Die Umstellung war in einem Monat erledigt und verlief reibungslos „dank der zuvorkommenden Zusammenarbeit mit unserer Produktbetreuerin der Gemdat und unserer sehr guten Vorarbeit. Wir haben alle möglichen Modelle unserer flexiblen Arbeitszeiten bis ins Detail mit Sonderurlauben und Überstundenpauschale erarbeitet.“, sind die beiden zufrieden.

Nach einem halben Tag Schulung waren auch die Kolleg*innen mit dem neuen System vertraut und konnten ihre Buchungen über die verschiedenen Zugänge selbstständig vornehmen. Als webbasierte Lösung ist die Zeiterfassung über einen Browser am PC, am Smartphone oder einen Terminal möglich und wird individuell genutzt:

„Die Reinigungskräfte stempeln in ihrem Terminal in der Schule ein, können das aber genauso am Gemeindeamt machen, wenn sie beispielsweise wegen Besprechungen zu uns kommen. Die Bauhofmitarbeiter, die viel unterwegs sind, nutzen hauptsächlich die Web-App am Smartphone. Wir verwenden alle drei Möglichkeiten. Sind wir im Büro, machen wir die Zeiterfassung über den Terminal, im Homeoffice meist über den Browser. Nach einem abendlichen Auswärtstermin stempeln wir am Heimweg einfach über das Handy aus.“

Die perfekte Unterstützung für flexible Arbeitszeiten

„Wir haben keine Kernzeiten mehr. Zu den Bürgerservicezeiten muss jede Abteilung besetzt sein. Ab einem Tag Abwesenheit oder mehr muss ein Urlaubs- oder Zeitausgleichsantrag gestellt werden. Es gibt Vertretungsregelungen, die einzuhalten sind. Alles andere können sich die Mitarbeiter:innen untereinander ausmachen. Die Stundenanzahl muss von Gesetzes wegen passen, aber die Arbeit kann zeitflexibel und familienorientiert erledigt werden“, beschreibt Peter Preinfalk das neue Modell. „Unser Credo, hinter dem auch unser Bürgermeister Markus Stadlbauer, MA steht, ist die bestmögliche Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Das bringt uns viel an Arbeits- und Lebensqualität in einer lebens- und liebenswerten Heimatgemeinde.“

Mit Fink Zeiterfassung können die Mitarbeiter*innen ihre Zeiten selbst servicieren und binnen drei Tagen fehlende Zeiten nachtragen. Sie haben jederzeit Überblick über ihren Urlaub und Zeitausgleich. So kann ein Ansammeln von Überstunden besser vermieden werden. Das System erkennt zudem unplausible Arbeitszeiten. Wurde beispielsweise am Abend das Ausstempeln vergessen, werden beim Einstempeln am nächsten Tag die offenen Stunden nicht zum Vortag dazugerechnet. So werden Fehler automatisch vermieden.