Nachgefragt! Soll ich mein Bauamt digitalisieren?
Thomas – Du bist bei uns in den eGov-Services für unser Produkt k5 Verfahren zuständig, das zur digitalen Verwaltung des Bauamtes benötigt wird und hast schon viele Gemeinden bei der Digitalisierung begleitet. So eine komplette Umstellung des Bauamtes ist ein großer Schritt, kostet Zeit und Ressourcen und muss neben der täglichen Arbeit passieren. Bei so viel Aufwand – was bringt die Digitalisierung eigentlich?
Einfach gesagt: den schnellen, übersichtlichen, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf alle Informationen. Der Weg zum Aktenschrank, Suchaktionen auf den Schreibtischen der Kolleg*innen, die zurzeit den Akt bearbeiten, und das mühsame Ausbreiten und Zusammenfalten von Plänen bleibt einem erspart. Bei Bauverhandlungen vor Ort können keine Unterlagen vergessen werden. Ich kann mit wenigen Klicks auch Fragen zum Nachbargrundstück beantworten, weil ich Zugriff auf alle Verfahren habe und brauche die Verhandlung nicht unter- oder gar abzubrechen, um die dafür notwendigen Unterlagen aus dem Bauamt zu holen. Arbeitsabläufe werden also durch die Digitalisierung vereinfacht, beschleunigt und teils automatisiert, wie zum Beispiel bei der automatischen Verfahrensüberwachung: Hier erhält der*die Sachbearbeiter*in im Bauamt automatisch eine Erinnerung, dass eine Frist bald abläuft. Aus vorgefertigten Schreiben kann das passende generiert, vielleicht sogar noch mit der digitalen Amtssignatur unterzeichnet und mittels Knopfdrucks an die Duale Zustellung übergeben werden. Dieser ganze Vorgang ist damit in wenigen Minuten einfach und schnell erledigt.
Jetzt gibt es in jedem Bauamt Berge an Akten. Wo und wie fange ich hier am besten an und soll ich wirklich alles digitalisieren?
Unsere Empfehlung, wenn es rein um diese Eckdaten eines Verfahrens geht, also wann ist was auf welcher Liegenschaft passiert – dann wirklich alles digitalisieren, auch wenn das schon hundert Jahre her ist. In welcher Reihenfolge oder nach welchem System das passiert, ist völlig gleichgültig. Bei jüngeren Verfahren ab 2010 raten wir zu überprüfen, ob hier eventuell noch etwas offen ist. Habe ich eine Baubeginn- und eine Baufertigstellungsmeldung? Fehlt etwas, gebe ich das beim Verfahren ein und habe die automatische Verfahrensüberwachung aktiviert. Es wäre praktisch, mit der Digitalisierung dieser Verfahren anzufangen, um das schneller nutzen zu können. Aber meistens sind die Akten nach Liegenschaften und nicht chronologisch sortiert. Die Ordner nach Verfahren ab 2010 zu durchsuchen, um diese zuerst zu digitalisieren, würde damit nur unnötig Zeit kosten.
Was hast Du für Tipps für unsere Kund*innen, um Fehler oder unnötige Arbeit zu vermeiden?
Vor dem Einscannen der Dokumente immer zuerst das zugehörige Verfahren anlegen, damit die Dokumente gleich dem Verfahren zugeordnet werden können. Das Anlegen sollten Gemeindemitarbeiter*innen mit Fachwissen machen, den Scanvorgang können beispielsweise auch Praktikant*innen erledigen. Man kann aber auch einen externen Dienstleister damit beauftragen, da stimmt dann die Qualität der Scans auf jeden Fall. Was sich auch lohnt: Wenn man den Papierakt schon in der Hand hat, weil man dazu das Verfahren anlegt, einfach die Papiere kurz durchzuschauen und alle unnötigen Kopien usw. entfernen. Das spart unnötige Scans und damit Zeit – und wenn es ein externer Dienstleister macht – auch Geld! Unbedingt, die Ordner, die bereits digitalisiert wurden, beispielsweise mit einem roten Punkt kennzeichnen, um nicht den Überblick zu verlieren. Und es genügt dann auch in der täglichen Arbeit ein kurzer Blick, ob man sich den Gang zum Aktenschrank sparen kann, weil der Akt schon digitalisiert wurde. Außerdem ist es ein gutes Gefühl zu sehen, wie die Zahl der Punkte wächst.
Man sollte sich für die Digitalisierung aber keine Frist für die Umsetzung geben und sich so unter Druck setzen. Es ist ein laufender Prozess, der aber besser heute als morgen angegangen werden sollte. Die Akten werden nicht weniger und um die Digitalisierung wird man nicht herumkommen. Behörden werden ebenfalls digital und wollen Dokumente nur noch elektronisch und auch die Bauwerber*innen wollen immer mehr digital einreichen und den Schriftverkehr elektronisch erhalten. Die Digitalisierung nimmt Zeit in Anspruch, langfristig spart sie aber Zeit, weil sie Arbeitsabläufe vereinfacht und beschleunigt.
Also – einfach mal anfangen und ausprobieren - wir stehen gerne mit Rat und Tat zur Seite!