Nachgefragt! Welche Vorteile bietet Microsoft Teams für die Gemeindearbeit?

Nachgefragt bei Dipl. Päd. Ing. Mag. Josef Lumetsberger


Mehr als hundert Schulungen und Seminare jährlich bieten wir unseren Kund*innen in unserem Seminarzentrum oder direkt vor Ort an. Neu im Programm sind seit September die Workshops zu Microsoft Teams, die von unserem Kollegen Dipl. Päd. Ing. Mag. Josef Lumetsberger geleitet werden. Wir haben bei ihm nachgefragt, warum jede Gemeinde Microsoft Teams nutzen sollte.

Lieber Josef, welche Vorteile bietet die Nutzung von Microsoft Teams einer Gemeinde?

Allein die Reduktion der vielen Mails, bei denen schnell der Überblick verloren geht, ist ein Grund, warum jede Gemeinde Microsoft Teams nutzen sollte. Als Kommunikations- und Kollaborationstool bietet Microsoft Teams aber noch viel mehr Vorteile. Die Kommunikation funktioniert schneller und übersichtlicher und ist chronologisch im Chat dargestellt. Sie kann so auch nach Jahren noch einfach nachvollzogen werden. Durch die Möglichkeit, Teams und Kanäle zu erstellen, kann die Kommunikation strukturiert werden. Das vereinfacht die abteilungs- oder projektbezogene Zusammenarbeit. Dokumente können geteilt und gemeinsam und zeitgleich bearbeitet werden. Alle haben immer den aktuellen Stand des Dokuments. Als webbasierter Dienst ist der Zugriff auf Microsoft Teams von überall und jederzeit möglich. Mitarbeiter:innen, etwa im Außendienst oder Homeoffice, können damit uneingeschränkt an Besprechungen online teilnehmen. Die Einführung von Microsoft Teams ist auch eine Gelegenheit, sich generell Gedanken über die Kommunikation und Zusammenarbeit zu machen und Verbesserungspotential zu erkennen und umzusetzen.

Die Zusammenarbeit ist außerdem nicht auf die Gemeindegrenzen beschränkt. Wie funktoniert das?

Außenstehende können als Gäste, etwa für die Zusammenarbeit an einem Projekt, einfach in ein Team eingebunden werden. Für alle Gemeinden, die die GemCloud nutzen, vereinfacht sich die Zusammenarbeit noch mehr. Sie, und damit alle ihre Bediensteten, sind automatisch in einer Organisation. Das bedeutet, der Stadtamtsleiter von Freistadt kann sich mit einem Klick mit dem Stadtamtsleiter von Steyregg austauschen. Es könnte ein Team für alle Amtsleiterinnen und Amtsleiter eines Bezirks erstellt werden, in dem die Mitglieder auf kurzem Weg in Dialog treten, Informationen teilen, Diskussionen oder gemeinsame Prozesse starten können. Die Mitarbeiterin einer Fachabteilung kann sich einfach mit Kolleginnen und Kollegen aus anderen Gemeinden vernetzen. Sie kann mit ihnen Wissen austauschen und durch die Möglichkeit, den Bildschirm zu teilen, das Gesagte auch zeigen.

Microsoft Teams ist Teil der Office365-Familie. Wie profitieren die Nutzerinnen und Nutzer davon?

Digitalisierung ist in aller Munde und in vollem Gang. Jeder Prozess, den ich digital abbilden und über Internet verfügbar machen kann, ist ein effizienter Prozess, und Effizienz wird immer wichtiger, auch hinsichtlich des Arbeitskräftemangels. Hier unterstützt die Office-Familie, zu der auch Microsoft Teams gehört. Programme, wie beispielsweise Word, Excel oder Powerpoint, können in Microsoft Teams integriert und direkt daraus gestartet werden. Im Microsoft Planner können die aktuellen Aufgaben eingesehen und verteilt werden. Die Verbindung mit OneNote und Sharepoint ermöglicht wiederum das bereits angesprochene einfache Teilen und Zusammenarbeiten an Dokumenten. Microsoft Teams wird damit zu einer Art Schreibtisch, von dem ich meine Arbeit, die Zusammenarbeit und die dafür notwendige Kommunikation organisieren und umsetzen kann.