Nachgefragt! Wie finde ich die passenden Mitarbeiter*innen?

Nachgefragt bei Christina Ausserwöger, MA

Für Gemeinden ist der Prozess der Personalsuche und -auswahl durch gesetzliche Vorgaben streng definiert. Auch bei der Gestaltung des Gehalts haben Gemeinden kaum Spielraum. Wie können sich Gemeinden trotzdem als attraktive Arbeitgeber präsentieren und die passenden Mitarbeiter*innen für ihr Team finden? Wir haben bei Christina Ausserwöger, MA nachgefragt. Sie ist Expertin in der Personalberatung für Kommunen.

Frau Ausserwöger, Gemeinden sind als öffentliche Einrichtungen an gewisse Vorgaben gebunden. Welche Vorteile können Gemeinden gegenüber Privatunternehmen bieten?

Die Gemeinde ist eine beständige und verlässliche Arbeitgeberin mit einem sicheren Arbeitsumfeld. Gemeindearbeit ist eine sinnstiftende Tätigkeit; ich kann für meine Gemeinde oder meine Region einen Beitrag leisten. Ein weiterer Punkt ist die gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Auch die örtliche Distanz spielt eine immer größere Rolle. Viele wollen das Pendeln in entfernte Ballungszentren nicht mehr auf sich nehmen. Auto und Treibstoff kosten, dazu kommt die verlorene Zeit beim Pendeln. Kindergärten und Schulen befinden sich zudem oft in fußläufiger Nähe zum Gemeindeamt. Hier können Eltern noch einmal Wegkosten und wertvolle Zeit sparen. Das in Relation zum Gemeindegehalt gestellt, zeigt meist, dass die Differenz zur Bezahlung in der Privatwirtschaft oftmals weniger gravierend ist als vermutet.

Diese Vorteile sollten auch kommuniziert werden. Was können Gemeinden tun?

Unternehmen investieren sehr viel in Personalmarketing um mögliche Bewerber*innen auf sich aufmerksam zu machen. Gemeinden haben hier einen großen Aufholbedarf. Als ersten Schritt kann intern in einem kleinen Team das eigene Profil erarbeitet werden: Was macht uns als Arbeitgeber aus? Was sind unsere Vorteile? Was gibt es für Positionen und welche Ausbildung braucht es dazu? Wie sieht der Bewerbungsprozess aus, der sich doch erheblich von dem aus der Privatwirtschaft unterscheidet? All das sind relevante Informationen, die gut sicht- und auffindbar auf der Gemeinde-Website präsentiert werden sollen. So bekommen vor allem Quereinsteiger*innen eine gute Vorstellung, wie es ist, auf einer Gemeinde zu arbeiten. Es gilt: Wer nicht sichtbar ist, den gibt es nicht!

In den nächsten Jahren kommt eine Pensionierungswelle auf die Gemeinden zu. Wie können sie dieser Herausforderung jetzt schon begegnen?

Vorausschauende Personalplanung ist das Um und Auf. Es ist wichtig den Überblick zu haben, wann wer in Pension geht. So kann die Nachbesetzung frühzeitig mit den erforderlichen Aktivitäten gestartet werden. Die Nachfolge steht zum gewünschten Eintrittsdatum bereit und die Arbeit kann gut übergeben werden. Bei der Gelegenheit können auch gleich Stellenprofile und Arbeitsplatzbeschreibungen überarbeitet und aktualisiert werden: Eine zeitgemäße Sprache bei den Ausschreibungen, ein Einleitungstext mit einer kurzen Info über die Gemeinde und was sie den Bewerber*innen bieten kann, ein Link auf die Gemeindewebsite zu mehr Infos über die Gemeinde als Arbeitgeberin und eine breite Streuung der Ausschreibung - all das sind Bausteine, um das Interesse zu wecken und mehr qualitative Bewerbungen zu bekommen. Auch Initiativbewerbungen sollten forciert werden, um im besten Fall bei Bedarf schon auf passende Personen zurückgreifen zu können.

Was gilt es im Bewerbungsprozess selbst zu beachten?

Der erste Bewerbungsschritt sollte möglichst niederschwellig und unkompliziert sein. Ein kurzes Bewerbungsformular mit den wichtigsten Daten, ein Motivationsschreiben und der Lebenslauf sind für die ersten Auswahlschritte völlig ausreichend. Alles andere, wie z.B. der Strafregisterauszug, Dienstzeugnisse usw. kann ich auch später im Auswahlverfahren von jenen Personen anfordern, mit denen weitere Aktivitäten geplant werden. Fehlen Unterlagen oder sind Informationen unklar, dann keine Vermutungen anstellen, sondern aktiv nachfragen. Insgesamt ist es entscheidend, sich Zeit zu nehmen für die Gespräche, um die Person, ihre Beweggründe, Motivation und Arbeitseinstellung kennenzulernen, Arbeitsproben durchzuführen und auch zum Probearbeiten einzuladen. So bekommen beide Seiten einen realistischen Eindruck voneinander und können abschätzen, ob eine Zusammenarbeit funktionieren könnte.
Ganz wichtig ist, in die Digitalisierung der Bewerbungsprozesse zu investieren. Interessierte erwarten die Möglichkeit, sich online bewerben zu können und während des Bewerbungsprozesses begleitet und zeitnah informiert zu werden. Mit dem Einsatz einer Bewerbermanagementsoftware wie kommunos kann sich die Gemeinde als moderne und innovative Arbeitgeberin präsentieren und sich von anderen abheben.
Ein Bewerbermanagementsystem hat noch weitere Vorteile für die Gemeinde. Ein eigens Online-Jobportal inkl. Bewerbungsformular kann direkt auf der Website implementiert werden. Alle Daten sind sofort im System. Die Gemeinde hat zu jeder Zeit den Überblick über alle Bewerbungen, ihren Status und offene Aufgaben. Es gibt Vorlagen für Ausschreibungstexte und die Bewerberkommunikation. Empfangsbestätigungen werden automatisch an die Bewerber*innen versendet und beim Thema Datenschutz hat die Gemeinde Rechtssicherheit. Es führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei - sie zahlt sich aber innerhalb kürzester Zeit aus.

Vielen Dank für das Interview!

Christina Ausserwöger ist Consultant für den Bereich Public Services bei der Firma TRESCON. Das Unternehmen ist als eines der wenigen auf die Personalberatung und -suche für Kommunen spezialisiert. TRESCON ist Entwicklungspartner an der Software kommunos, einem Bewerbungsmanagementsystem speziell für Kommunen.
https://www.trescon.at/ ; https://www.kommunos.info/

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