Vorstellung der Abteilung Verwaltung

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie ein typischer Arbeitstag in der Gemdat OÖ aussieht?

Ohne sie könnten wir unserer Arbeit nicht machen: Unsere Verwaltung kümmert sich um uns, unserer Kund*innen und die Dinge rundherum, die notwendig sind, damit alles läuft. Ihre Aufgaben sind vielfältig und reichen von der Bestellung eines Bleistifts bis zur Organisation von Umbauarbeiten am Gebäude.

Wir wagen einen Blick hinter die Kulissen, betrachten unser Haus aus ihren Augen und fragen nach, was sie als Team auszeichnet, um bei ihrem großen Aufgabenbereich den Überblick zu behalten.

Gemdat: Liebe Verwaltung, mit dem letzten großen Umbau im vergangenen Jahr wurde der Eingangsbereich im Erdgeschoss neu geschaffen, der Empfang vom ersten Stock dorthin verlegt. Habt ihr euch schon an euren neuen Arbeitsplatz gewöhnt?

Der Umbau selbst war eine anstrengende Zeit. Eine Baustelle macht immer Dreck und Lärm und läuft selten ganz rund. Aber der Aufwand hat sich gelohnt. Das Ergebnis können wir jetzt doppelt genießen. Durch den Umbau können wir unsere Gäste nun direkt beim Eingang empfangen und die Seminarteilnehmer*innen zu den Schulungsräumen im Erdgeschoss leiten. In den letzten beiden Jahren hat sich der Kontakt mit unseren Kund*innen fast ausschließlich auf das Telefon verlagert. Es ist bemerkenswert, wie die Digitalisierung uns unterstützt hat, um unsere Aufgaben von zu Hause aus erledigen zu können. Dank der Umstellung auf Webinare konnten wir auch den Seminarbetrieb aufrechterhalten. Dieser Aufgabenbereich hatte sich durch Corona ebenfalls stark verändert. Jetzt können wir wieder ins Büro kommen und Menschen treffen. Der persönliche Kontakt ist Teil unseres Jobs, den wir lieben. Die Seminare finden wieder bei uns statt und bringen Leben ins Haus. Vereinzelt kamen Rückmeldungen, dass die Webinare praktisch waren. Aber die meisten freuen sich, weil der Austausch und das Nachfragen persönlich einfacher sind.

Gemdat: Ihr seid für das zuständig, was für uns selbstverständlich ist. Mit welchem Blick geht ihr durch das Haus?

Das beginnt in der Früh beim Öffnen des Zugangstor zu unserem Firmengelände. Funktioniert das einwandfrei? Muss eine Lampe getauscht werden, hängt wo eine Steckdose heraus, haben alle ihre Post in ihrem Fach, sind die Kaffeemaschinen und Obstkörbe gefüllt, muss Büromaterial nachbestellt werden, fehlen Papierhandtücher oder Klopapier, sind die Möbel in Ordnung, gibt es Beschädigungen oder Verschmutzungen, sollten die Fenster geputzt werden? Das sind Fragen, die wir beim Gang durchs Haus automatisch im Kopf haben, und um die wir uns kümmern. Vom Rasenmähen im Sommer bis zur Kontrolle der Heizung im Winter müssen unterschiedlichste Wartungen und eventuelle Reparaturen organisiert werden. Auch die Betreiber unserer Kantine Physalis wenden sich bei Problemen der Einrichtung oder Geräte an uns. Auf unserem Gebäudedach haben wir eine Photovoltaikanlage, die Strom für unser Haus erzeugt. Derzeit arbeiten wir an der Umsetzung von Ladestationen für unsere E-Autos. Diese sollen ebenfalls von der Anlage versorgt werden. Solche Projekte bedeuten, sich mit gänzlich neuen Themen auseinanderzusetzen. Daneben gibt es Schreibtischtätigkeiten, wie die Verwaltung von Rechnungen, Verträgen oder Versicherungen für das Haus und die Firmenfahrzeuge. Die Arbeitszeitabrechnung, Urlaub, Krankenstand und Reiserechnung fallen ebenfalls in unseren Zuständigkeitsbereich. Die Aufgaben sind vielfältig. Aber diese Mischung macht den Reiz unserer Arbeit aus.

Gemdat: Nach mehr als zehn Jahren erhaltet ihr ab Sommer wieder Unterstützung durch einen Lehrling. Wieso hat es so lange gedauert?

Einen jungen Menschen auszubilden, braucht Zeit und Ressourcen. Der Wechsel von der Schule in die Arbeitswelt muss gut begleitet werden. Ein Lehrling zum Bürokaufmann oder -kauffrau soll neben der Verwaltung Einblicke in Bereiche wie Buchhaltung oder Einkauf bekommen und einen eigenen Aufgabenbereich haben. Jetzt passen die Bedingungen, um das zu ermöglichen, und es wird sicher eine herausfordernde, interessante und spannende Aufgabe. Intern haben wir Zuständigkeiten getauscht, dadurch bleibt generell mehr Zeit für den HR-Bereich, die vor allem in die Personalentwicklung fließen soll. Die Gemdat wächst und bei mittlerweile 115 Mitarbeiter*innen ist allein die organisatorische Abwicklung um einiges mehr geworden. Die Größe des Unternehmens macht es schwerer, dass sich alle untereinander kennen. Dazu kam noch die Pandemie. Deshalb steht jetzt im Vordergrund, den Kontakt und Austausch zu forcieren. Hier sind wir dabei, Ideen zu entwickeln.

Gemdat: Bei so vielen unterschiedlichen Aufgabenbereichen geht es bestimmt oft rund. Was macht euch als Team aus und hilft in stressigen Zeiten?

Jede hat ihren eigenen Humor. Das ist lustig, spannend und sorgt für Abwechslung. Es bringt Leichtigkeit in die Arbeit. Gemeinsame Besprechungen sind bei uns leider selten, denn das Telefon muss immer besetzt sein. Bei uns ist die Vertretung deshalb auch sehr wichtig. Wir sind so eingespielt, dass jede im Notfall für die andere einspringen kann. Da können sich alle aufeinander verlassen. Was uns noch vereint, ist unsere Liebe für Schokocroissants. Die helfen außerdem in turbulenten Zeiten.